お疲れ様です！
みなさんは仕事でメールを使っているでしょうか？
オフィスワーカーの人は多分ほとんどの人がコミュニケーション手段として電話とメールを使っていると思います。（最近はチャットも多いですね）
私ももちろんメールを使っていて、自分に直接関係ないものも含めると一日に50通くらいのメールが届きます。
その中から返信が必要なメールを短時間で見分けるのは難しいんですが、なるべくすぐにリアクションするようにしています。
しかし、中には何回メールしても返信がない人もいますよね・・
メールを返信しないことで起きる問題
ビジネスでのメールを無視したり、返信を後回しにしているといつか痛い目にあうかもしれません・・
仕事が前に進まない
どんな仕事であっても期限が存在するものです。
しかし、自分のところでメールが止まっていると、当然仕事が前に進みませんよね？
これは後々自分が困るだけでなく相手の時間も奪っている、ということになります。
例えば重要な連絡で何度かリマインドされているにも関わらず、後回しにしたことで仕事に大きな支障が出てしまったとします。
当然電話や直接会話などで伝えなかった方にも多少の非はありますが、ほとんどの場合はメールを返さなかった方が責任を負うことになるでしょうね。
信頼を失う
他部署、取引先などから来たメールを無視していると、送ってきた相手にとって大きなストレスになる可能性があります。
そうなると、相手からの信頼が下がってしまう可能性が高いです。
当然相手も感情を持った人間ですから、一緒に仕事をする人の信頼が下がってしまうことで仕事が円滑に進まなくなる可能性も考えられます。
今後こちらからの要求に対してもすぐに対応してもらえなくなったり、という不利益が発生するかもしれません。
メールを溜め込まないためには？
メールを無視すると不利益があることはわかりましたが、メールを溜め込まないようにするにはどうすればいいんでしょうか？
私が”仕事ができる”と感じた職場の人が実践している方法をご紹介します。
返信する時間を決める
確かにメールが来るたびにリアルタイムで返信していてはいつまで経っても自分の仕事ができないのも確かです。
そこで、メールを返信する時間を決めておくという方法もあります。
たとえば朝9時、昼1時、夕方５時にまとめてメールを確認する、というようなやりかたです。
連絡した人にとっては、その日のうちか次の日の朝には連絡が返ってくるので、それほどストレスになることはないでしょう。
自分にとっても、メールを返信すると決めた時間以外は自分の仕事に集中できるので、それほど作業効率を下げることなく対応できると思います。
とりあえず何かリアクションする
メールを送った人が返信がなくてストレスを感じるのは「ちゃんと読んでもらえているのか？」心配になるからですね。
もし何も反応がなければリマインドのメールや電話をしないといけませんし、相手に無駄な時間を使わせることになってしまいますね。
そこで、来たメールに対して「了解しました」とか、時間がかかりそうなものについては「〇〇までに確認します」などのリアクションを取ることをお勧めします。
何か反応があれば、相手も読んでもらえていると安心できますからね。
まとめ
私の経験上ですが、「レスポンスが早い人ほど仕事ができる」という印象があります。
メールを無視しないでなるべく早く返信することで、職場の中と外両方から「できる人」という印象が持たれて信頼性がアップするかもしれませんね！
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