こんにちは！最近在宅ワークから出勤の割合を増やしているSEMIです！
この記事を見ている人はオフィスで働いている人も結構いると思います。
オフィスの机にほぼ必ずと言っていいほど置いてある機器と言えばパソコンと電話ですね！
映画やドラマでもオフィスワーカーが卓上電話で会話するシーンが多いですが、それだけ電話と言うツールは仕事でもプライベートでも良く使われているものなんですね！
しかし！電話は相手と時間を合わせることでコミュニケーションが成り立つ「同期ツール」です。
同期ツールは便利な面もありますが、基本的に予告なく同期を要求される電話と言うツールは仕事の効率を落とす可能性があります！
確実に言えることは・・
ということです。
今回は様々なコミュニケーションツールが存在する現代で、電話を使うデメリットと、電話を極力使わない仕事環境へ移行する方法を書いていきたいと思います！
電話を使うデメリット
ではいきなりですが、電話をディスっていきたいと思います！
電話機が登場してから100年以上たちますが、いまだに電話と言うシステムはほぼ全ての人が使っているツールですね！
そんな誰でも使っている電話の何が良くないのか？特に「仕事上」で起きるデメリットを書いていきます！
相手の都合で勝手に時間を奪われる！
電話は、ひどい言い方とすると、「相手の時間を強制的に奪うツール」です。
自分が取り込み中であろうと鳴りっぱなしの電話を放置するのはなかなか難しいですよね？（しかもうるさいし・・）
忙しいので後で折り返すにしても、電話を取った時点で電話をかけた人が強制的に時間を奪っていることになるんです！
しかもいつ鳴るかわからないので、自分がそのとき不在などで出られない場合は折り返し電話をすることになったりします。
そして何よりも良くないのは「周りの人の時間も奪う」ということです！
不在の人の席にも電話がかかってくることはありますが、そういうときは大抵他の人が対応することになります。
なので、「今いないのでかけ直してください」とか「後で折り返し電話させます」という応対をさせている時点で周りの人の時間を奪っているのです！
それから一言いいたいのが、話したい人が不在だったとき「じゃあ〇〇さんはいますか？」とか言ってついでに他の人と話そうとする人がいますが、私はこれがホントに嫌いです！自分は電話交換手じゃないんだ！という話です。
相手の時間を強制的に奪う電話はもはや迷惑なツールだと断言します！
そもそも「今電話大丈夫ですか？」とか聞いてくる人もいますが、聞くくらいだったら最初から電話するな！と言いたいですね！
電話している間は他の作業ができない！
メールやチャットだと、自分のタイミングで他の作業に移行することができます。
つまり並行で様々な作業を同時に行き来したり、進めやすいということです。
しかし、電話は通話している間は基本的に他の作業をすることができません。（たまに電話しながらメールを見る器用な人もいますが）
強制的に時間を奪い他の作業をさせない電話はマルチタスクを進める人にとっては非効率なツールです！
集中力が切れる！
重要な資料を作っていて構成をひらめいた時や、技術職で数値の計算をしているときに電話がかかってくると集中力は一瞬で切れてしまいます！
そして一度集中力が切れると再度集中するのにまた時間がかかってしまうんです！
特に、ルーチンワークと言うよりはクリエイティブな仕事をしている人にとって集中力は特に大事です！
高度な思考をしているときに相手の都合で集中力を切られてしまう電話は非効率なツールです！
記録が残らない！
メールやショートメッセージだと必ずサーバーに記録が残ります。
例えば取引先との連絡で「やる or やらない」といった意思決定や、数字の入ったものは簡単にでも記録に残すべきです。
しかし電話だと通話した人同士の「言った、言わない」という口頭での約束でしかありません。（もちろん口約束でも法律上は有効です）
後々のトラブルを避けるためにも、必ずテキストで記録を残すべきだと思います。
記録が残らない電話は非効率なツールです！
電話のメリット
ここまで電話をディスってきましたが、確かに電話にもメリットがあるのは確かです。
急ぎの要件を伝えやすい
緊急の要件やトラブルが発生したときなどで、相手の作業時間に介入してでも急いで用件を伝えたいケースは確かにあります。
そんな時は確かにテキストベースのコミュニケーション手段より電話の方が早いかもしれません。
さらに、基本的に電話はメールよりも一度に多くの情報量を伝えることができますし、人間同士の細かいニュアンスも伝えることができます。
つまり、急ぎの要件などで本当に必要なときには有効なツールになるということですね。
相手との信頼関係を維持しやすい
私も最近はコロナ禍で仕事の取引先の人と会っていないので、「あの人ってどんな人だったっけ？」と思うことはあります。
メールだけだと相手の顔や印象がどんどん記憶からなくなっていきますが、そんな時に電話で声だけでも聞けば、連絡している人がどんな人か忘れにくいと思います。
相手と会話するということにはそういう効果もありますから、信頼関係の維持ということについては多少は意味があるということになりますね！
しかし、特に重要な要件でもないのにとりあえず電話してくるのは本当にやめてほしいです！
どうもに日本では「メールは失礼ではないか？」という考えを持っている人が多いみたいです。
会社によっては「お客様と直接話すことが大事だから電話しろ！」と定期的に取引先に電話をかけるように教育されている会社もあるので、もし迷惑なら回数を減らすかメールにしてもらってください。
電話を使わない仕事環境への移行方法！
電話がこれだけデメリットだらけのツールだということは、電話をやめればかなりの効率アップが期待できますね！
ではどうやって電話を使わない状態に移行すればよいのでしょうか？
これから紹介する方法はある程度職場の人から嫌われる覚悟が必要になります！
もし他人にどう思われるかよりも自分の仕事の集中力を維持したいという方だけ実践してください。
それから営業職などで顧客から電話対応することを要求されている方も十分相手への配慮をして実践して頂きたいと思います。
まずは自分が極力電話を使わないようにする
電話を掛けられたくないのにこっちから掛けまくっていたら自己中すぎますよね？
まずは自分が電話をかける回数を控えるようにしましょう！
急ぎの用事は除いて、単純に忙しいだけなら極力メールかショートメッセージで連絡するようにします。
勘のいい相手なら「この人はあまり電話を使いたくないんだな」と察してくれると思います。
そして、自分が不在などの時に電話がかかってきたとして、代わりに対応した人が「折り返し電話させます」と言ったとしても絶対に電話せず、メールで連絡するようにしてください！
自分あてでない電話はとらない
周りの人からは批判されそうですが、他の人の電話や共有の電話を自分からとらないということが電話を辞めるうえで重要な意思表示になります！
周りの人に「この人は電話をとらない人なんだ」と思わせることが重要ですね！
いつも電話をとっていると「いつもあの人が対応しているから・・」と自分に電話対応を押し付けられる可能性があります。
ちなみに私は、誰かに電話に出てもらえないか？とお願いされた時だけ”嫌そうな顔”をしながら出ています！
電話をかけるな！ or かける前にメール！しろと言う
自分が電話を使わないようになってもまだしつこく電話してくる人はいると思います。
そういう人にははっきりと電話をかけてくるなと伝える必要があります。
- 急ぎの要件以外では電話を使わず、メールやショートメッセージにしてほしい
- どうしても電話が必要なときは、先にメールを一本入れてから電話してほしい（返事は不要）
これらのことを、あまりきつくない言い方で相手に伝えるようにしたいですね。
特に事前連絡をしておくのは非常に効果的で、やむを得ず電話するときに先にメールが入っていればあらかじめ時間を確保できますし、席に居なくて折り返しの電話を要求されることも少なくなると思います。
何よりも予約させることで本当に必要な時だけ電話がかかってくるようになると思うので、電話に出る回数は大幅に減らせると思います。（私は実際にこれで減らしました！）
まとめ
電話が仕事をする上でいかにデメリットが多いかお分かりいただけたでしょうか？
今までは仕事につきものだった”電話”と言うツールですが、これだけコミュニケーション手段が充実している時代ではもはや仕事に必須のツールではなくなってきていると思います。
しかし、なかなか価値観を時代に合わせてホイホイ変えていける器用な人ばかりではないというのも事実です。
それから、会社の命令や客先の指示でどうしても電話をしないといけない人もいると思うので、そこは一方的に電話をなくすのではなく、「提案」と言う形で非同期ツールに移行していくことをお勧めします！
高度なクリエイティビティさや集中力を要する仕事では、電話は確実に仕事の効率を落とす！